「一つのメールアドレスをチームで共有したい」
「複数人で行うメール対応の業務効率をあげたい」
会社の代表窓口やカスタマーサポートのお問い合わせ窓口として設定しているメールアドレスを複数人で利用したい場合は、メールアドレスの共有設定をする必要があります。
メールアドレスを共有するうえで上記のようなお悩みをお持ちの方はいませんか？
本記事では、代表メールアドレスを共有・管理して業務効率を上げるために、Gmailのメールアドレスを複数人で共有する方法やメール共有のメリットについて解説します。
メールアドレス共有は、同一のメールアドレスを複数人で共有して対応業務や管理を行うことです。
会社の代表窓口やカスタマーサポートのお問い合わせ窓口で「info@」「support@」など代表メールを複数名で管理する場合は、メールアドレス共有を活用することでさまざまなメリットがあります。
お問い合わせ対応の効率化を図ることができるメールアドレスの複数人での共有。
一方で、セキュリティ上の懸念やコミュニケーションがとれていないとチーム内で対応状況の把握ができずに対応漏れなどが発生するリスクもあります。
こうしたリスクを防ぐためにも、メリットや注意点をしっかり理解しておく必要があります。
まず、メールアドレスを共有することへのメリットは、次のようなことが挙げられます。
業務効率化
情報共有が円滑になる
属人化の解消
それぞれのメリットを詳しく解説していきます。
会社やチームの代表窓口として設定されたメールアドレスを複数名で共有することで、迅速にお問い合わせ対応を行うことが可能となります。
重要なお問い合わせなどメール対応に即座に対応できる状態を作ることで顧客満足度を高め、業務効率を向上させることができます。
メールアドレスの共有をすることで、複数のメンバーが同じメールアドレスにアクセスをして情報の確認ができます。
それにより、他のメンバーに共有するためにメールを転送したり、CcやBccで関係者を設定する手間を省けます。
属人化が起こる要因として多いのが、業務の共有不足です。
メールアドレスを共有することにより、要因の一つである共有不足が解消され、特定の担当者しか業務に関して把握していない状況を脱することができます。
また、対応の品質に関しても属人化を防止することができます。
複数人でメールアドレスを共有する方法はメーリングリストの利用やメール共有システム、Webメールの活用（GmailやOutlookでの共有）などいくつかの方法があります。
今回は、その中でWebメールの活用方法として、Gmailを複数人で共有する主な３つの方法について手順と合わせてご紹介します。
代表者のGmailへアクセスする権利を代理人へ付与することが可能です。
これによりチームや部署全体でメールボックスを閲覧、メールの送信・削除などの操作を行うことができるようになります。
ただし、代理人が送信するメールには代理人のメールアドレスが表示されます。
〈アクセス権の付与方法〉
Gmailの画面を開き、設定アイコンから「すべての設定を表示」をクリック
「アカウントとインポート」のタブを選択し、「アカウントのアクセス許可」欄にある「別のアカウントを追加」をクリック
共有したい相手のメールアドレスを入力して「次のステップ」をクリック
確認画面で「メールを送信してアクセスを許可」をクリック
共有された相手に確認メールが届くため、相手が承認すれば共有完了
Googleグループを作成して共同トレイを利用すれば、１つの共有メールアドレスを複数人で使用できます。
また、共同トレイでは共有アドレスに届いたメールごとに担当者を割り当てることや「完了」「対応不要」などマークをつけることが可能です。
〈１−１：Googleグループの作成手順〉
Googleグループで「グループの作成」をクリック
グループ名・グループメールアドレス・グループの説明を入力し、「次へ」をクリック
プライバシー設定を選択し、「次へ」をクリック
必要事項を入力、メンバーを追加して「グループを作成」をクリック
〈１−２：共同トレイの作成手順〉
Googleグループにログイン
対象のグループ名を選択し、左側の「グループ設定」をクリック
「追加のGoogleグループの機能を有効にする」で「共同トレイ」を選択
「変更を保存」をクリックし、設定完了
Gmailは受信メールを自動で指定した他のメールアドレスへ自動転送することができます。
複数の受信者に同じメールを送信したい場合や複数のデバイスでメールを受信したい場合に便利です。
また転送設定をする際には、新着メールをすべて転送するか、特定のメールのみを転送するかの選択ができます。
さらに、特定の送信者や特定のキーワードを含むメールのみ転送するようにフィルタリングも可能です。
ただし、転送元のアドレスでは返信できないため、転送されたメールに返信する場合は返信したメールアドレスが送信元となります。
〈自動転送の設定手順〉
共有したいGmailでログインし、設定アイコンから「すべての設定を表示」をクリック
「転送とPOP/IMAP」のタブを選択し、「転送」欄にある「転送先アドレスを追加」をクリック
転送先のメールアドレスを入力して「次へ」をクリック
本人確認コードが表示されるため、確認作業を行う
転送先のメールアドレスに確認メールが届くため、承認用URLをクリックすれば設定完了
※転送設定はパソコンのみで行うことができます。Gmailアプリでは設定できません。
Googleグループの共同トレイでつけることができるマークは「完了」「対応不要」「別の会話と重複」の３パターンのみとなります。
対応状況が煩雑した場合はマークする方法がないため、チーム内の連携を高めて対応漏れや重複対応に気をつけましょう。
また、上記で紹介したメールアドレスの共有方法ではなく、ひとつのメールアカウントとパスワードをユーザー間で共有することは、Googleのポリシーに反する行為となります。
ポリシーに反する行為とみなされた場合、アカウントが一時的にロックされるなどのペナルティを受けてしまう可能性もあります。
メールを共有するためとはいえ、ユーザー名とパスワードを共有しての利用は避けましょう。
Gmailでは、アクセス権を付与する、Googleグループを使用する、または転送機能を利用して、複数人でメールアドレスを共有できます。
メールアドレスを共有すると、業務の効率化、情報共有の円滑化、属人化の解消などのメリットがあります。
Gmailの共有では、Googleのポリシーに違反しないよう、ユーザー名とパスワードの共有は避け、正しい設定で対応することが重要です。
ここまでメールアドレス共有のメリット、Gmailを用いてメール共有する方法を解説しました。
Gmailでは、アクセス権の付与や自動転送機能を使ってメール共有が可能です。
ただし、Gmailグループの共同トレイでつけられる対応状況は「完了」「対応不要」「別の会話と重複」の３種類のみとなり最低限の機能しか備わっていないため、共有人数やメールの受信量が多い中で対応するには限界があります。
そこで、対応状況を可視化、テンプレートを登録することで一貫した顧客対応を可能とし、業務の効率化するメール共有システムの導入をご検討されてみてはいかがでしょうか？
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