働き方の多様化などを背景に、グループウェアを導入する企業が急速に増えています。
自社のニーズに合ったグループウェアを導入することで、社内での情報共有やコミュニケーションの効率化にかなりの効果が期待できます。
そこで本記事では、そもそもグループウェアって何？という基本から、グループウェアが必要な理由、機能、導入するメリットデメリット、グループウェアの選び方、おすすめの無料のグループウェアまで解説していきます。
グループウェアは、企業やグループ内の情報の共有やコミュニケーションをサポートするためのツールを指します。
グループウェアの導入により、従業員間のメール、チャット、ファイルの共有、スケジュール管理、プロジェクト管理などを一つのソフトウェア内で行なえるようになるので、従業員の負担軽減や業務効率化につながります。
コロナ渦を経て、リモートワークや在宅勤務が急激に普及しました。これにより、場所を問わず社員たちがスムーズに連絡を取ったり情報共有を行なう必要性がより高まったので、そうしたニーズにまとめて対応することができるツールとしてグループウェアが一気に広まりました。
またグループウェアを使うことで、あらゆる情報をまとめて管理できるようになるだけでなく、同時にそれらを簡単に共有できることで業務の効率化につながり、社員の負担も大幅に軽減されます。
どのグループウェアを選ぶかによって使える機能が異なる場合がありますが、最も一般的な機能には以下のようなものがあります。
社内のメールをまとめて管理することができ、また指定した条件で簡単に目当てのメールを見つけることができます。使い勝手もGmailなど一般的なメールサービスと似ている場合がほとんどなので、誰でも簡単に使うことができます。
チャット機能を利用することで、社員間のやりとりがメールよりも気軽かつ素早く行えるようになります。
短文の業務報告などにも適しています。
社員ごと、プロジェクトごと、部署ごとでスケジュール管理・共有を行なうことができます。各スケジュールを皆が簡単に把握できることで、連絡漏れなども減り働きやすくなります。
この機能を利用してプロジェクトやタスクの情報を詳細に管理することで、進捗状況の確認・共有が楽に行えるようになります。これにより、必要に応じて社員のタスクの割り当てを変更するなどの判断もしやすくなります。
ファイル共有機能を利用することで、業務上のさまざまな資料、文書、画像などをメンバー間で簡単に情報共有できるようになります。
ファイルを送る際、グループウェア内でメール、チャット、または別の方法で送るかを選べるだけでなく、ファイルの公開範囲・権限を細かく設定することもできるので便利です。
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グループウェアの導入により、社員間のコミュニケーションからファイルの共有、タスクの進捗情報・スケジュール管理まで大幅に楽になります。
その結果ミスが減り、時間短縮にもなり、社員の生産性も上がるので、業務全体の効率化につながります。
グループウェアの導入により、リモートワークの質が格段に上がります。
クラウド型グループウェアのほとんどがパソコン、スマホ、タブレットに対応しているため、いつでもどこでも簡単に他の社員とコミュニケーションを取ったり、必要な資料を共有したりすることができます。
より多くの企業がグループウェアを利用してリモートワークを促進していくことは、より働きやすい社会へと変化していくことも意味しています。
グループウェア導入の際にかかるコストは、初期コストなどの費用面だけでなく、社員がグループウェアに十分に慣れるまでにかかる教育的・時間的コストも含まれます。
クラウド型グループウェアを利用するということは、自社内のさまざまな情報をそのグループウェアに委ねることも意味します。
セキュリティ上のリスクを完全にゼロにするのは不可能だとしても、グループウェア選びにおいて、またその導入時の社員の教育においても、このようなセキュリティ上のリスクを念頭に置くべきです。
また、万が一グループウェアでシステムエラーなどが発生してしまった場合に、業務に大きく支障が出てしまう可能性も考慮に入れておくべきです。
まず、自社が必要とするグループウェアの機能が何なのかを確認し、マッチしているグループウェアに狙いを絞っていきましょう。
必要な機能がすべて揃っていたとしても、実際に利用する社員にとって使いづらいものだと導入が難しくなってしまいます。
職種や社員の年齢層によってもITリテラシーに違いが出てくるので、自社社員に合ったグループウェアなのかどうかを事前にしっかりと吟味しましょう。
自社のニーズとマッチしていて、尚且つ社員にとって十分使いやすいグループウェアの候補がある程度絞れたら、それらのグループウェアを機能やサポート体制の違いなども加味しながら比較しましょう。
安ければ良いまたは逆に高ければ安心などという考えではなく、自社にとって長期的に最もベストなグループウェアを選びましょう。
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Google Workplaceはクラウド型グループウェアです。
大小さまざまな規模のプロジェクトに適した機能を備えており、最初の14日間は無料でご利用いただけます。
Gmail（メール機能）、Meet（ビデオ会議機能）、Chat（チャット機能）、カレンダー（スケジュール管理機能）、
Drive（ストレージ機能）、Doc（文書作成機能）、Spreadsheet（エクセル機能）
RightDesk（ライトデスク）は、完全無料でご利用いただける情報管理システムです。
RightDeskは主に3つの機能を備えており、「大掛かりなグループウェアツールはいらないけれど、小規模なプロジェクトでタスクや情報の管理・共有ができるツールが欲しい」という方におすすめです。
グループウェアは、企業内やグループ内の情報共有やコミュニケーションをサポートするツールです。メール、チャット、スケジュール管理、ファイル共有などの機能が含まれており、業務の効率化やリモートワークの促進に役立ちます。
グループウェアを導入すると、業務の効率化、コミュニケーションの円滑化、ファイルの一元管理が可能になります。特にリモートワーク環境での情報共有が容易になり、社員間の連携が強化されます。
グループウェアを選ぶ際は、自社のニーズに合った機能、使いやすさ、費用対効果を考慮することが重要です。スケジュール管理やプロジェクト管理など、必要な機能が揃っているか確認しましょう。
本記事では、グループウェアを導入する前に知っておくべきさまざまな内容を解説してきました。
グループウェアを利用することで社員間のコミュニケーションと必要な情報の共有がまとめて行えるようになるので、全体の業務の効率化につながります。
グループウェアの主な機能5つは、
グループウェア選びの際には、まず自社にとって必要な機能が揃っているかを確認し、自社社員にとって使いやすいシステム・UIかどうかも考慮に入れ、長期的にベストなグループウェアを選ぶようにしましょう。
