企業の業務効率化とコミュニケーションの活性化には、情報共有ツールの導入が欠かせません。
本記事では、社内情報共有ツールとは？という基礎的な内容から、特におすすめの社内情報共有ツールを5つ紹介し、それぞれの特徴やメリット、デメリットを詳しく解説します。
これらのツールを活用して、あなたの組織の業務効率を大幅に向上させましょう。
社内情報共有ツールは、組織内で情報を一元管理し、社員間のコミュニケーションを効率化するシステムです。
これにより、必要な情報へのアクセスと更新がリアルタイムで可能になり、業務の迅速化と透明性が向上し、ナレッジマネジメントまでも効果的に行うことができます。
主な形式としては、リアルタイムディスカッションをサポートするチャットツール、ドキュメントの共有を容易にする管理システム、プロジェクトの進捗を追跡するツールがあります。
また、誰でもツールを簡単に使用することが可能であり、多くの企業に取り入れられています。
社内の情報共有として、メール共有システムを導入する企業も多いため、以下の記事もご参考ください。
参考：【徹底比較】メール共有システムおすすめ10選！主な機能や選び方も解説
参考：メールアドレス共有とは？Gmailを複数人で共有する方法を解説！
社内情報共有ツールの導入によって、どのようなメリットがあるのでしょうか。
社内情報共有ツールの導入効果は、以下の通りです。
社内情報共有ツールによって、ドキュメント、ファイル、プロジェクトデータが一元的に管理され、情報の整理や検索が容易になります。
クラウドベースのツールを利用することで、場所や時間に縛られることなく、どこからでも情報にアクセス可能になり、リモートワークを含めた柔軟な働き方をサポートします。
情報がリアルタイムで共有されるため、意思決定プロセスが迅速化します。
プロジェクトの進捗状況や重要な通知を即座に全員が把握できるため、効率的な作業進行と透明性が保たれます。
これにより、プロジェクトマネージャーはチームの状況を常に最新の状態で確認でき、適切な指示や調整を行うことが可能です。
社内情報共有ツールは、従業員が自由に意見やアイデアを交換できるプラットフォームを提供し、コミュニケーションを促進します。
また、ナレッジ管理ツールの導入により、重要な知識やスキルが特定の個人に依存することなく、組織全体で共有されるため、属人化を防ぎます。
タスクの割り当てや進捗管理がツール内で簡単に行えるため、プロジェクトがスムーズに進行し、重複作業やヒューマンエラーの削減により業務効率が向上します。
さらに、リマインダーや通知設定によって期限内に業務を完了させる支援が提供され、生産性の向上にも貢献します。
これらの導入効果は、情報の可視化から始まり、組織全体のコミュニケーションと協働を促進し、最終的には業務の効率化と企業の成長を実現します。
社内情報共有ツールの導入は単なる技術的な変更ではなく、企業文化と業務プロセスの革新をもたらす重要なステップです。
社内情報共有ツールを選ぶ際の主要なポイントを理解し、適切なツールを選定することは、組織のコミュニケーション効率と業務効率を大きく向上させます。
社内情報共有ツールの選び方について、以下にて詳しく解説します。
選定するツールは、直感的で使いやすいインターフェースを持つことが重要です。
全従業員が迷うことなく、すぐに機能を理解し使用できるような設計がされているかを確認してください。
複雑すぎる操作は、ツールの活用を妨げ、結果として情報共有の効率を下げる原因となります。
自社の業務要件に合った機能が備わっているかどうかを検討することが大切です。
例えば、リモートワークを支えるビデオ会議機能や、プロジェクト管理を効率化するタスク管理機能、知識の共有を助ける社内Wikiなど、必要な機能が揃っているかを確認してください。
予算内で利用できるかどうかも重要な選定基準です。
初期導入費用だけでなく、運用コストやアップグレード費用も含めた総コストを評価し、長期的な視点でのコスト効率を検討する必要があります。
高機能でもコストが高すぎる場合や、安価でも維持費がかさむツールは避けるべきです。
情報漏洩のリスクを避けるため、選定するツールが適切なセキュリティ対策を施しているかを確認することが必須です。
データの暗号化、アクセス制御機能、定期的なセキュリティアップデートなど、安全に情報を管理できる保証が必要です。
自社の特定のニーズに合わせてツールをカスタマイズできるかどうかも、選定の重要なポイントです。
カスタマイズが可能な場合、業務の特性に合わせて機能の追加や改善を行うことができ、より効率的な運用が可能になります。
社内情報共有ツールを選定する際には、これらのポイントを網羅的に考慮し、実際の業務フローや組織の規模、働き方に最適なツールを選ぶことが、組織全体の生産性向上に繋がります。
選択する際は、多くのオプションを比較検討し、デモ版を試用してみることをお勧めします。
たくさんの社内情報共有ツールがある中で、特におすすめのツールを5つに絞って紹介します。
各ツールの詳細や特定のニーズに応じて、検討する際の参考にしてください。
Larkは、チャット、Web会議、ファイル共有を含む多機能グループウェアです。
このプラットフォームでは、スレッド返信、ピン留め、検索機能を駆使して効率的に情報管理が行えます。
また、メッセージの既読・未読状況を確認することができ、緊急時には迅速に対応を求める緊急連絡機能も備えています。
さらに、グループチャットにボットを追加することで、リマインダーの送信や自動的なワークフローの管理などが可能になります。
メリット
・スマホ１つで すべての業務を
・データの共有と一元化
・DX業務の効率化が可能
・手厚いサポートと業務に合わせたカスタマイズができる
デメリット
・無料プランは利用できる機能に制限がある
・ユーザー数によっては月々のコストが嵩む場合も
Chatworkは、サイバーエージェントやKDDIを含む289,000社以上の企業で使用されている、日本発の人気社内SNSです。
国際的なセキュリティ基準をクリアしており、安全に利用できるのが特徴です。
このツールでは、ビデオや音声通話を別のサービスに切り替えることなくオンラインで直接会議が開けます。
タスクやファイルの管理機能も備えているため、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
また、タスクの管理や作成をチャット上で簡単に行うことができ、これを通じてタスクをスムーズに共有できます。
メリット
・チャット形式なので過去の履歴が見やすい
・ファイルのダウンロードも同時にできる
・自分のデータ保存用としても利用できる
デメリット
・無料のプランだと、登録できるグループは7個まで
・やりとりが多いとスルーされるケースがある
・複数の話が並行すると分かりにくくなる
LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネス向けコミュニケーションツールです。
このツールは、一般的なコミュニケーションアプリであるLINEとの連携が深く、LINEのように既読機能やスタンプの送受信が可能です。
さらに、チャット機能に加えて、掲示板やアンケートなどの業務支援機能も充実しています。
LINEに慣れ親しんだインターフェースを活用しているため、直感的に操作できる点が大きな利点です。
気軽にコミュニケーションを取りたい場合や、親しみやすい環境で業務を進めたいと考えている方に特におすすめです。
メリット
・普段からLINEを使用している人が多いため使いやすい
・スマホからでもパソコンと同じ機能を使用することができる
・セキュリティ・サポート体制が整っているので安心
デメリット
・既読機能が面倒になることも
・個人トークが見られる
Slackは、社内SNSとして広く知られており、その使いやすいインターフェイスはPCやスマートフォンでの操作に最適化されています。
特に、Googleカレンダー、Skype、Dropboxなど多くの外部ツールとの連携機能を持つことが大きな特徴です。
新たに参加するユーザーは、参加前の会話スレッドや共有されたファイルにアクセスできるため、チーム内の情報共有が非常にスムーズです。
無料プランでも最大14のグループを作成することができ、小規模チームでも利用しやすい設計になっています。
メリット
・普段からLINEを使用している人が多いため使いやすい
・スマホからでもパソコンと同じ機能を使用することができる
・セキュリティ・サポート体制が整っているので安心
デメリット
・既読機能が面倒になることも
・個人トークが見られる
Microsoft Teamsは、特にWindowsユーザーやMicrosoft 365を利用する企業、グローバルに展開する企業に推奨されるWeb会議システムです。
その理由は、Zoomと同様に全世界で広く使用されていること、そしてMicrosoft Office製品との統合が非常に深いため、業務効率が向上するからです。
無料版でも利用開始が可能ですが、デスクトップ版のMicrosoft 365をフル活用したい場合は、有料プランの購入が必要となります。
これにより、より高度な機能とサービスを享受できます。
メリット
・チャットや通話で個別にやり取りしやすい
・会議機能が豊富
・大人数への配信にも対応
・部署やプロジェクトごとのチャネル機能
・Plannerによるタスク管理
・承認アプリによる小タスク管理
デメリット
・機能が多すぎて使いこなすのに時間がかかる
・外部アプリケーションとの連携に乏しい
ナレッジ管理に特化したい場合は、「ナレカン」というツールもおすすめです。
数十名から数万名規模の企業で利用でき、ITに詳しくない方でもすぐに使いこなせるよう設計されています。
シンプルさを徹底しているため、誰でも簡単にナレッジ管理を行うことができます。
社内情報共有ツールを導入することで、情報の一元管理、コミュニケーションの活性化、業務効率の向上、透明性の向上といった効果が期待できます。
おすすめの社内情報共有ツールには、Slack、Microsoft Teams、Chatwork、Lark、LINE WORKSなどがあり、各ツールには独自のメリットがあります。
社内情報共有ツールを選ぶ際は、操作性、必要な機能、コスト、セキュリティ、カスタマイズ性などを重視して検討することが重要です。
ビジネスチャットツールとは？という基礎的な内容から、特におすすめの社内情報共有ツールを5つ紹介し、それぞれの特徴やメリット、デメリットを詳しく解説してきました。
情報共有ツールを導入することは、企業の情報共有を簡単にし、業務を効率化するために不可欠です。
適切なツールを選定し、導入することで、企業の情報共有が円滑に進み、コミュニケーションの活性化が可能となります。
今回紹介したおすすめの情報共有ツールを使って、効果的な情報共有を実現してみましょう！
