契約書の電子化とは？方法・電子契約との違いと進め方

契約書の電子化とは、紙の契約書をPDFなどの電子データに変換することや、契約書の作成・締結・保管といった一連の業務をデジタル化することです。

電子化の方法には、スキャン・PDF化、契約書管理システム、電子契約サービスの利用などがあります。ただし、方法によって適した用途や注意点は異なります。

本記事では、契約書の電子化と電子契約の違い、具体的な方法、法律上の注意点、導入手順を解説します。

契約書の電子化とは？電子契約との違いをわかりやすく解説

契約書の電子化とは、紙の契約書を電子データに変換したり、契約書の作成・締結・保存・管理をデジタル化したりする取り組みです。

たとえば、締結済みの契約書をPDF化して保存する方法や、契約書管理システムで一元管理する方法があります。一方、電子契約は契約の締結自体をオンラインで行うため、紙の契約書をデータ化する方法とは異なります。

また、契約書の電子化がすべての企業に義務付けられているわけではありません。ただし、電子契約やメールなどで授受した契約書が電子取引データの保存対象となる場合は、電子帳簿保存法に沿った保存が必要です。

契約書を電子化する3つの方法

契約書を電子化する方法には、スキャン・PDF化、契約書管理システム、電子契約サービスの3つがあります。それぞれ目的や適した用途が異なるため、自社の課題に合わせて選ぶことが大切です。

方法	主な目的	適しているケース
スキャン・PDF化	紙の契約書を電子データとして保存	過去の紙の契約書を整理したい
契約書管理システム	契約書データの検索・一元管理	紙と電子の契約書をまとめて管理したい
電子契約サービス	契約締結から保存までオンライン化	新規契約のペーパーレス化を進めたい

紙の契約書をスキャンしてPDF形式で保存する

締結済みの紙の契約書をスキャンし、PDF形式で保存する方法は、既存の契約書を電子化する際に適しています。

ファイル名やフォルダを整理すれば、契約書を探しやすくなり、保管スペースの削減にもつながります。ただし、スキャンした画像を検索可能にするには、OCR（文字認識）などの処理が必要になる場合があります。

なお、紙の契約書をPDF化して保存するだけでは、電子契約を締結したことにはなりません。紙の原本を廃棄して電子データだけで保管する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度など、適用される保存要件を確認する必要があります。

契約書管理システムで電子化した契約書を一元管理する

契約書管理システムは、紙からPDF化した契約書や電子契約書をまとめて管理するためのツールです。

取引先や契約日、契約期間、更新期限などの情報を契約書データにひも付けることで、必要な書類を探しやすくなります。更新期限の通知機能があれば、契約更新の確認漏れを防ぐ用途にも活用できます。

紙と電子の契約書を併用している企業では、保存形式が異なっても契約情報を横断的に検索できると便利です。導入時には、検索条件の設定や既存データの取り込みに対応しているかも確認しましょう。

電子契約サービスで契約を締結する

電子契約サービスを利用すると、契約書の作成から締結、保存までの手続きをオンライン化できます。

一般的には、契約書データをサービスに登録し、取引先へ送信します。相手方が内容を確認した後、電子署名などを用いて締結する流れです。

印刷や製本、押印、郵送といった紙中心の作業を減らせるため、契約締結にかかる時間や費用の削減が期待できます。

ただし、本人確認の方法や電子署名、タイムスタンプの扱いはサービスによって異なります。導入時には、取引先の利用しやすさも含めて確認しておきましょう。

電子契約の具体的なメリットや導入時の注意点は、「電子契約導入のメリット7選｜紙契約との違いと選び方のポイント」でも詳しく解説しています。

電子化できる契約書と注意が必要な契約書

業務委託契約書や秘密保持契約書（NDA）など、多くの契約書は電子化できます。ただし、契約の種類によっては、公正証書による作成など特定の方式が定められていたり、相手方の承諾や希望が必要だったりする場合があります。

契約書を電子化する際は、対象となる契約の種類と法的要件を事前に確認しましょう。

業務委託契約書・NDA・取引基本契約書などは原則電子化できる

業務委託契約書や秘密保持契約書（NDA）、取引基本契約書など、企業間で利用される多くの契約書は原則として電子化できます。

主な例は以下のとおりです。

• 業務委託契約書

• 秘密保持契約書（NDA）

• 取引基本契約書

• 売買契約書

• 請負契約書

• 代理店契約書

契約は原則として当事者の意思が合致することで成立するため、必ずしも紙の契約書や押印が必要になるわけではありません。

電子契約サービスでは、契約書を相手方に送り、合意を得て締結したあと、そのまま電子データとして保管できます。ただし、契約の種類によっては特別な方式が求められるため、導入前に法的要件を調べておきましょう。

雇用契約書を電子化するときは労働条件通知書との違いに注意する

雇用契約書も原則として電子化できます。ただし、雇用契約書と労働条件通知書は、役割が異なる書類です。

雇用契約書は、労働者と使用者が合意した労働条件を確認する書類です。一方、労働条件通知書は、使用者が賃金や労働時間などの法定事項を労働者に明示する際に用います。

労働条件通知書は、労働者が希望し、一定の要件を満たす場合に電子メールなどで交付できます。企業側の判断だけで一律に電子交付へ切り替えられるわけではありません。

人事関連書類を電子化する際は、契約の締結方法と労働条件の明示方法をそれぞれ整理しておきましょう。

公正証書など特定の方式が必要な契約もある

契約の種類によっては、法律上、公正証書の作成など所定の方式が求められる場合があります。

代表例は、事業用定期借地権の設定契約です。事業用定期借地権等の設定契約については、借地借家法第23条第3項により、公正証書で締結する必要があります。

また、任意後見契約も公正証書による作成が必要です。一般的な電子契約サービスだけでは、こうした契約に求められる方式を満たせない場合があります。

なお、公正証書の作成手続きは2025年10月からデジタル化されています。電子化できないと一律に判断するのではなく、契約の種類と公証手続きの要件を確認しましょう。

出典：e-Gov法令検索｜借地借家法

相手方の承諾や希望が必要な書類もある

契約書や関連書類によっては、電子化が認められていても、相手方の承諾など一定の条件が必要です。

たとえば、訪問販売など特定商取引法の対象となる取引では、契約書面の交付が原則です。ただし、消費者の承諾を得るなど、法令で定められた要件を満たせば、電子メールなどの電磁的方法で提供できます。

電子交付を行う場合は、承諾の取得方法や提供する電子データの形式なども確認しなければなりません。

特に消費者向け取引では、企業間の一般的な契約とは異なるルールが設けられています。取引先や契約相手の意向に加え、適用される法律に沿って電子化を進めましょう。

出典：消費者庁｜契約書面等の電子交付に関するガイドライン

契約書の電子化で確認したい法律とルール

契約書を電子化する際は、電子署名法、電子帳簿保存法、印紙税に関するルールを確認する必要があります。

契約が法的に成立するための条件と、締結した契約書の証拠力は異なります。また、紙の契約書をスキャンする場合と電子データで授受する場合では、保存に関する要件も同じではありません。

契約書を電子化する際に押さえておきたい、主な法律と注意点を見ていきましょう。

電子契約は紙の契約書と同じ法的効力を持つのか

電子契約も、法律で特別な方式が定められている場合を除き、紙の契約書と同様に法的効力を持ちます。契約は原則として当事者の意思が合致することで成立し、必ずしも書面の作成や押印を必要としないためです。

ただし、契約が成立することと、後から契約内容や作成者を証明できることは別の問題です。

電子署名法第3条により、本人による一定の要件を満たす電子署名が付された電磁的記録は、本人の意思に基づいて作成されたものと推定されます。

電子署名は、契約を成立させるために常に必要なものではありません。契約書の作成者や内容の改ざんの有無を確認し、証拠としての信頼性を高める役割があります。

出典：デジタル庁｜電子署名

電子署名とタイムスタンプは必ず必要なのか

電子契約を締結する際、電子署名とタイムスタンプの両方が法律上必須となるわけではありません。

電子署名は、電子文書の作成者を確認するとともに、署名後の改ざんを検知する役割を担います。一方、タイムスタンプは、電子データがある時点で存在していたことと、それ以降の非改ざん性を証明する技術です。

電子署名とタイムスタンプは役割が異なり、必要性も契約方法や保存要件によって変わります。サービスを選ぶ際は、本人確認の仕組みや操作ログの記録方法も判断材料になります。

電子帳簿保存法は契約書の保存方法によって扱いが異なる

電子帳簿保存法では、紙の契約書をスキャンして保存する場合と、電子データで契約書を授受する場合で、適用される保存制度が異なります。

契約書の状態	主な扱い	保存上のポイント
紙の契約書をスキャンして保存	スキャナ保存	制度を利用する場合は所定の要件を満たす
電子契約サービスで契約書を授受	電子取引データ保存	保存対象となる電子データを所定の要件に従って保存する
メールなどで契約書のPDFを授受	電子取引データ保存	保存対象となる電子データを所定の要件に従って保存する

紙の契約書をスキャンして保存する制度の利用は任意です。紙の原本を廃棄する場合は、適用される保存要件や原本保管の必要性を確認しなければなりません。

一方、電子契約やメールなどで授受した契約書が電子取引データの保存対象となる場合は、電子データのまま保存する必要があります。

保存する際は、改ざん防止や検索機能など、適用される要件にも注意が必要です。具体的な保存方法については、国税庁の電子取引関係の案内を参照してください。

出典：国税庁｜電子帳簿保存法の概要

電子契約では印紙税がかからないケースがある

電子契約で締結した契約書は、電子データ自体が印紙税の課税対象とならないため、紙の契約書と比べて印紙税を削減できる場合があります。

印紙税は、印紙税法で定められた課税文書に対して課される税金です。電子契約サービスやメールなどで授受する電磁的記録そのものは、印紙税法上の課税文書には該当しません。

ただし、電子データとは別に、契約の成立を証明する目的で紙の契約書や副本などを作成した場合は、その内容によって印紙税の課税対象となる可能性があります。

国税庁は、文書の名称ではなく、記載内容や作成目的などをもとに課税対象かどうかを判断するとしています。

印紙税の削減効果を確認する際は、契約方法だけでなく、紙の書類を別途作成するかどうかも確認しておきましょう。

出典：国税庁「契約書の写し、副本、謄本等」

契約書を電子化するメリットと注意点

契約書を電子化する主なメリットは、契約書の検索・共有の効率化や、印刷・郵送にかかる時間と費用の削減です。電子契約サービスを活用することで、契約書の送付から相手方との締結手続きまで、オンライン上で完結できます。

主なメリットは以下のとおりです。

• 契約書の保管・検索：電子データで検索・共有でき、必要な契約書を探す時間を短縮できる

• 印刷・郵送コスト：紙や郵送にかかる費用を削減できる

• 契約締結のスピード：電子契約を利用すれば、郵送や押印のための移動・待ち時間を減らせる

• 情報の一元管理：契約日や更新期限などをまとめて管理し、確認漏れを防ぎやすくなる

• リモートワークへの対応：担当者が離れた場所にいても契約業務を進めやすい

一方、導入時には次のような点に注意が必要です。

• 紙と電子の契約書が混在すると、保存場所や管理方法が複雑になりやすい

• 取引先によっては、従来の書面契約を希望する場合がある

• アクセス権限や多要素認証など、情報漏えいを防ぐ対策が必要になる

• 電子化した契約書の保存方法や管理ルールを社内で統一する必要がある

電子化するだけで、契約業務が自動的に効率化するわけではありません。保存場所が分散すると、かえって契約書を探す手間が増える可能性もあります。

契約書の電子化では、紙を減らすことだけを目的とせず、締結から保存・検索・更新まで、契約業務全体を見直すことが大切です。

電子契約サービスを選ぶときのポイント

電子契約サービスを選ぶ際は、電子署名の方式、必要な機能、料金体系の3点を比較することが基本です。契約件数や取引先の状況、社内の運用体制に合ったサービスを選びましょう。

ITRの調査によると、国内の電子契約サービス市場の売上金額は2024年度に295億円となり、前年度比20.7％増加しました。

出典：株式会社アイ・ティ・アール｜電子契約サービス市場規模推移および予測

当事者型と立会人型の違いを確認する

電子契約サービスで採用されている署名方式には、「当事者型」と「立会人型」の2種類があります。両者の違いは、電子署名を行う主体や電子証明書の利用方法です。

比較項目	当事者型	立会人型
署名する主体	契約当事者	サービス事業者
電子証明書	契約当事者本人の電子証明書を利用	サービス事業者の電子証明書などを利用
導入時の特徴	電子証明書の取得・管理が必要になる場合がある	契約相手が電子証明書を用意せずに利用できるサービスもある
確認したい点	電子証明書の取得方法や管理負担	本人確認の方法や契約締結の操作記録

当事者型は、契約当事者本人の電子証明書を利用する方式です。本人の電子証明書によって署名者を確認できる一方、証明書の取得や管理に手間がかかる場合があります。

立会人型では、契約当事者の意思を確認したうえで、電子契約サービスの提供事業者が電子署名を付与します。契約相手が電子証明書を取得せずに利用できるサービスもあり、導入時の負担を抑えやすい点が特徴です。

ただし、署名方式だけで法的な有効性や証拠力が決まるわけではありません。本人確認の仕組みや操作ログ、署名の技術的な仕様も比較の対象になります。

必要な機能と料金体系を比較する

電子契約サービスを比較する際は、契約締結だけでなく、締結後の管理に対応した機能も選定基準となります。

主な比較項目は以下のとおりです。

• 電子署名やタイムスタンプへの対応

• 契約書の検索・一元管理

• 契約日や更新期限の管理

• アクセス権限の設定

• 操作ログの保存

• 他の管理システムとの連携

• 取引先側の操作性

また、料金体系は月額固定制や送信件数に応じた従量課金制など、サービスによって異なります。

たとえば、月額基本料金に加えて契約書の送信1件ごとに料金が発生する場合は、月間送信件数が増えるほど費用も高くなります。

基本料金だけでなく、送信件数やユーザー数、保存容量、追加機能にかかる費用も含めて比較しましょう。

導入前に契約件数と必要な機能を整理し、想定される月額費用を試算しておくと、自社に合ったサービスを選びやすくなります。

契約書の電子化を進める4つの手順

契約書の電子化は、現状の把握、電子化方法の選定、社内ルールの整備、段階的な導入の4ステップで進めます。

契約書をPDF化したり、電子契約サービスを導入したりする前に、現在の業務フローと課題を整理することが大切です。以下の手順に沿って進めると、紙と電子データの混在による混乱を抑えながら、契約業務を見直せます。

1．契約書と現在の業務フローを棚卸しする

まずは、自社で扱う契約書の種類や件数、保管方法、契約締結までの業務フローを整理します。

主な確認項目は以下のとおりです。

• 契約書の種類と件数

• 紙・PDF・電子契約書の割合

• 契約書の保管場所

• 契約日や更新期限の管理方法

• 契約書の作成・承認・締結を担当する部署

• 取引先とのやり取り方法

たとえば、契約書の検索に時間がかかっている場合は、保管場所やファイルの管理方法を確認します。承認や郵送に時間がかかっている場合は、締結までの業務フローを見直しましょう。

電子化する目的を明確にすることが、適切な方法を選ぶための第一歩です。

2．目的に合った電子化の方法を決める

次に、棚卸しで明らかになった課題に合わせて、電子化の方法を選びます。

過去の紙の契約書を整理したい場合は、スキャン・PDF化が選択肢になります。契約書の検索や更新期限の管理を効率化したい場合は、契約書管理システムが適しているでしょう。

一方、新規契約の締結までオンライン化したい企業では、電子契約サービスの導入を検討します。

複数の課題がある場合は、方法をひとつに絞る必要はありません。既存の紙契約をPDF化しながら、新規契約には電子契約サービスを利用するなど、組み合わせることも可能です。

契約件数や取引先の対応状況、運用にかかる費用も踏まえて選びましょう。

3．社内ルールとセキュリティ対策を整える

電子化の方法が決まったら、契約書の作成・締結・保存・管理に関する社内ルールを整備します。

主に以下の項目を決めておきましょう。

• 契約書データの保存場所

• ファイル名やフォルダの命名ルール

• 閲覧・編集・削除できる担当者

• 電子署名を利用する契約の範囲

• 契約日や更新期限の管理方法

• 操作ログやバックアップの管理方法

たとえば、ファイル名を「取引先名_契約種類_契約日」の形式に統一すれば、担当者が異なっても契約書を探しやすくなります。

また、機密情報を含む契約書では、アクセス権限の制限や多要素認証などの対策も必要です。

社内で保存方法や管理責任者を統一し、担当者ごとに運用が異なる状態を防ぎましょう。

4．取引先へ説明して段階的に電子契約へ移行する

社内の準備が整ったら、電子契約を利用する取引先に契約方法の変更を説明します。

利用するサービスや契約締結の流れ、相手側で必要な操作を事前に共有しましょう。電子契約に対応できない取引先がある場合は、書面契約を併用する方法も検討します。

導入時は、特定の部署や契約書類から試験運用を始める方法が有効です。たとえば、秘密保持契約書（NDA）を対象に、契約書の送信から締結、保存までの流れを確認します。

試験運用で見つかった課題を修正しながら対象を広げることで、現場の負担を抑えられます。

移行期間中は紙と電子の契約書が混在するため、保存場所や管理方法を明確にし、契約情報を継続して確認できる状態を整えましょう。

電子化した契約書を安全に管理するポイント

電子化した契約書を安全に管理するには、アクセス権限の設定、多要素認証・ログ管理、契約情報の一元管理が重要です。

契約書には取引条件や金額などの機密情報が含まれるため、不正アクセスや情報漏えいを防ぐ対策が欠かせません。また、必要な契約書をすぐに確認できるよう、検索や更新期限の管理方法も整えておきましょう。

アクセス権限を設定する

電子化した契約書には、業務上必要な担当者だけがアクセスできるように権限を設定します。

たとえば、契約内容を確認する担当者には「閲覧のみ」、契約情報を更新する担当者には「編集可能」など、業務に応じて権限を分ける方法があります。削除権限は管理責任者などに限定すると、誤操作によるデータ消失のリスクを抑えられます。

また、人事異動や退職があった際は、アクセス権限を速やかに変更します。業務に必要な範囲で権限を付与し、定期的に設定内容を確認しましょう。

多要素認証やログ管理で不正利用を防ぐ

電子契約システムやクラウド上で契約書を管理する場合は、多要素認証や操作ログを活用して不正利用を防ぎます。

多要素認証は、パスワードに加えて認証アプリなど別の要素でも本人を確認する仕組みです。パスワードが漏えいした場合でも、不正ログインのリスクを抑えられます。

一方、操作ログは、誰がいつ契約書を閲覧・編集・削除したかなどの履歴です。不審な操作が発生した際の確認や、内部統制に役立ちます。

あわせて、通信や保存データの暗号化、定期的なバックアップなども確認しましょう。システムの機能だけに頼らず、社内の運用ルールと組み合わせて対策することが大切です。

契約日・更新期限・取引先などの情報を一元管理する

電子化した契約書は、PDFファイルを保存するだけでなく、契約情報とひも付けて管理すると効率的です。

主に以下の情報を登録します。

• 契約名

• 取引先名

• 契約日

• 契約期間

• 更新期限

• 契約金額

• 担当部署・担当者

たとえば、更新期限が近い契約書を一覧で確認できれば、更新手続きの見落としを防ぎやすくなります。通知機能があるシステムでは、期限前に担当者へ知らせる運用も可能です。

また、契約書の保存場所や登録項目を統一しておくと、担当者が変わっても必要な情報を探しやすくなります。

紙の契約書と電子契約書を併用する場合も、契約情報を同じ管理台帳やシステムに集約し、保存先を確認できる状態にしておきましょう。

顧客情報や商談履歴と契約情報を連携させたい場合は、「CRMツール比較9選｜機能・料金と自社に合う選び方」も参考になります。

契約書の電子化に関するよくある質問

契約書を紙から電子化するにはどうすればいいですか？

紙の契約書を電子化するには、スキャナーなどで読み取り、PDF形式で保存する方法があります。紙の原本を廃棄する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度など、適用される要件を確認しましょう。

契約書は紙でないとダメですか？

契約書は、原則として紙で作成する必要はありません。当事者の意思が合致すれば契約は成立し、電子契約も利用できます。ただし、公正証書など特定の方式が法律で定められている契約には注意が必要です。

契約書の電子化は義務ですか？

契約書の電子化は、すべての企業に一律で義務付けられているわけではありません。ただし、電子契約やメールなどで授受した契約書が電子取引データの保存対象となる場合は、電子帳簿保存法に沿った保存が必要です。

契約書の電子化と電子契約の違いは何ですか？

契約書の電子化とは、紙の契約書をPDFなどに変換することや、契約情報を電子データで管理することを指します。一方、電子契約は契約締結そのものを電子データで行う方法を指します。

スキャンしてPDF化した契約書に法的効力はありますか？

有効に締結された紙の契約書は、スキャンしても契約自体の効力が失われるわけではありません。ただし、PDF化しただけでは電子契約にはならず、証拠としての扱いや原本の保存については別途確認が必要です。

電子化した契約書はどのように保存すればよいですか？

電子化した契約書は、作成・授受の方法に応じた保存要件を確認して管理します。電子取引データの保存対象となる契約書は、改ざん防止や検索機能など、適用される要件に沿って電子データのまま保存する必要があります。

まとめ｜契約書の電子化で業務の効率化を進めよう

契約書の電子化には、紙の契約書をスキャンしてPDF化する方法、契約書管理システムで一元管理する方法、電子契約サービスで締結手続きをオンライン化する方法があります。

自社に適した電子化の方法を選ぶには、契約書の保管・管理・締結のうち、どの業務を改善したいのか明確にすることが大切です。

また、電子署名や電子帳簿保存法などのルールを確認し、アクセス権限や保存方法を整備する必要もあります。

まずは現在の契約書の種類や件数、業務フローを棚卸しし、課題を整理しましょう。そのうえで、取り組みやすい業務から段階的に電子化を進めることで、契約業務の効率化につなげられます。

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商談や取引先の情報をもとに契約書を作成でき、テンプレートの再利用や複数の署名者への送付にも対応しています。締結までの操作履歴は監査証跡として記録され、契約書とともに保管されます。

また、締結済みの契約書を取引先や商談の情報とひも付けて管理できる点も特徴です。営業担当者だけでなく、顧客対応を行う部署でも契約内容を確認しやすくなります。

契約締結から顧客情報の管理まで一元化したい企業は、RightDesk「Signdrive」の公式ページをご確認ください。

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